Як організувати івент під час воєнного стану

Умови воєнного стану створюють безліч викликів для бізнесу, зокрема для організації подій. Зрозуміло, що в таких непередбачуваних умовах часто вибір падає на онлайн формат. Однак, навіть в цьому обмеженому форматі, можна створити захоплюючу подію та отримати від неї хороший результат. Тим не менш, не слід забувати і про офлайн події. Правда, їх проведення вимагає попередньої підготовки.

Як забезпечити успішну організацію івенту навіть в умовах воєнного стану та подбати про всі дрібниці, ми в запитали співробітників найбільших платформ з організації та продажу онлайн квиткив на заходи в Україні.

Сттаттю підготувала Ірина Музика, автор найбільшого блогу про організацію заходів в Україні - 
biblio.od.ua.

Варіант перший: Змістовне Шоу та Легкий Фуршет

Створення шоу, яке надихає, але не викликає негативних емоцій або непорозумінь — це реальна мета. Найкращий спосіб — перетворити історію компанії, людей, досягнень, викликів, перемог та здобутків у шоу. У сучасний час із історій практично кожного українця можна зняти блокбастер. Такі історії про досягнення, працю в нових умовах, невгамовність та взаємодопомогу найбільш підходять для створення шоу. За допомогою режисера, графічних та відео дизайнерів, аудіопродюсерів можна створити захоплюючу подію з використанням безпосередніх учасників таких унікальних історій — команди співробітників, керівництва, партнерів та навіть клієнтів!

Такий формат — один із найкращих для корпоративного свята в період війни. Спектакль найкраще сприяє емоційному відпочинку втомлених від війни та тривоги людей.

Компанія одночасно досягає кількох цілей:

Варіант другий: Корисні активності для членів команди

Якщо стандартний формат свята в даних обставинах не підходить, існують альтернативні методи для мотивації колективу та створення атмосфери спільноти. Наприклад, можна відзначити важливу дату для компанії, реалізуючи цінний соціальний проєкт. Це може включати:

  • спільне виготовлення або створення речей чи контенту, надання послуг для досягнення певної соціальної мети (наприклад, допомога Армії, підтримка постраждалих, організація свята для дітей і т.д.);
  • проведення спортивних, культурних або інших заходів з метою привернення уваги або збору благодійних коштів;
  • організація подій для здобуття актуальних навичок, таких як тактична медицина, самооборона, мінна безпека і т.д.

У ці активності можна залучати не лише співробітників компанії, але й партнерів, клієнтів, представників ЗМІ. Це дуже ефективний варіант, оскільки він відображає сучасне уявлення про бізнес, відповідальність, ціннісний підхід до власної команди та суспільства в цілому.

Визначте мету заходу

Мета заходу полягає в наданні співробітникам компанії та клієнтам цінних інсайтів для їхнього розвитку. Почати підготовку івенту варто з чіткого визначення його мети та очікуваних результатів. Правильно сформульована мета дозволяє здійснити аналіз цільової аудиторії та її потреб, що є важливим для створення портрету учасника та написання сценарію, який максимально відповідатиме формату події.

Багато людей прагнуть виділитися та шукають нестандартні ідеї та рішення. Проте важливо розуміти, що креативність має бути спрямована на досягнення мети івенту та чітко відображати його основну ідею.

Платформа продажу квитків Оттрі

Успіх івенту вимірюється досягненням поставленої мети, тому важливо вимірювати й аналізувати результати після завершення заходу.

Місце проведення

Нинішні реалії, включаючи карантин та воєнний стан, навчили нас бути готовими до непередбачуваних ситуацій. Тому обираючи місце для проведення події (наприклад, студію), важливо врахувати наступне:

  1. Генератор або EcoFlow. Наявність альтернативного джерела живлення (генератор).
  2. Провайдер інтернету з оптоволокном (PON). Надійний високошвидкісний інтернет, бажано з декількома лініями для можливості перемикання.
  3. Strlink. Наявність старлінку для екстрених ситуацій, коли місцева мережа недоступна.
  4. Шумоізоляція. Приміщення з високим рівнем шумоізоляції.
  5. Укриття та безпечне розташування. Можливість швидкого укриття в разі потреби, це сховище або об'єкти з укриттям поблизу.

Головне - розроблений та широко анонсований гостям план дій на випадок повітряної тривоги.

У тилу важливо зберігати ресурсний стан, оскільки економіка повинна функціонувати. Проте під час організації таких івентів важливо дотримуватись «золотої середини», усунувши всі довоєнні «надмірності». Гучні святкування з радощами та неперервними танцями й піснями ще будуть актуальними, але лише негайно після перемоги.

Агентство Prime Event

 

Також слід врахувати важливість заднього фону та забезпечити гарне освітлення, особливо якщо використовуються спеціальні технології. Основним фактором при виборі місця проведення є комфорт учасників.

Ми радимо завжди мати план Б на випадок форс-мажорних обставин, наприклад, зміни формату заходу на онлайн. У разі проведення онлайн-трансляції важливо розмістити обладнання так, щоб воно максимально передавало атмосферу івенту.

Міжнародний онлайн-івент: що важливо врахувати

Заходи, на яких беруть участь спікери з різних країн, стають все більш популярними. Цей тип івенту надає учасникам можливість обмінюватися досвідом експертів з усього світу. При плануванні такого заходу важливо врахувати різні часові пояси, мови спілкування та особливості самопрезентацій.

Перед початком івенту рекомендується провести брифінг для іноземних гостей та невелику репетицію їхнього виступу. Це допоможе їм краще зрозуміти порядок подій та запобігти можливим непередбаченим ситуаціям.

Щоб мати повний контроль над подією, перевірте всі канали зв'язку та організуйте проговорення всіх додаткових інструментів заздалегідь. Тільки так ви можете бути впевнені в успішному проведенні міжнародного онлайн-івенту.

Унікальність в онлайні: як цього досягти

Разом з воєнним становищем міняються і пріоритети українців. 

Справді, тривалий час слухати спікера, який просто сидить за столом, може викликати нудьгу та втрату інтересу. Однак застосування новітніх технологій може змінити цю ситуацію. Ось деякі ідеї, як цього досягти:

  1. Віртуальна студія: Залучіть свою фантазію і створіть віртуальну студію на хромакеї, де учасники можуть відчувати себе, ніби вони перебувають у реальній аудиторії. Додайте різноманітні елементи, що привертають увагу під час виступу. Також можна ефективно використовувати ефект зміни місцезнаходження спікера, щоб підкреслити певні моменти.

  2. XR-студія: За допомогою цієї технології учасники можуть відчувати себе присутніми прямо в студії завдяки правильному розташуванню діодних екранів та графіці.

Обидві ці технології вже успішно використовуються в кінематографії. Тому обираючи технологію, важливо повернутися до мети заходу й визначити, які саме ефекти будуть найбільш вдалими для досягнення поставленої мети.

ІТ-компанія N-iX організувала перший відкритий корпоратив для усієї ІТ-спільноти — «ТИПОВИЙ КОРПОРАТИВ ВІД N-iX». І зібрали 9 500 000 грн для ЗСУ. Тому важливо і міжнародних гостей долучати до зборів. Найкраще працють збори на гуманітарні потреби, медеваки, притулки.

Vector Media

Реєстрація учасників

Для детального планування івенту важливо заздалегідь знати точну кількість учасників, які прийматимуть участь. Для цього рекомендується провести передівентну реєстрацію на платформах, наприклад, типу regtoevent, зробивши цей процес максимально швидким і зручним.

При зборі інформації від учасників, обмежтеся лише тими даними, які можна легко вказати, щоб не ускладнювати процес реєстрації.

Якщо захід є платним, оберіть спосіб оплати, який найбільш підходить вашій аудиторії. Електронні квитки є найзручнішим варіантом для будь-якого формату події, оскільки учасникам не потрібно друкувати їх. У разі онлайн заходу, посилання на запрошення рекомендується надсилати на вказану електронною адресу учасника до початку події, щоб уникнути непроханих гостей. Щодо офлайн подій, на квитки можна додати унікальний номер гостя або QR-код, який можна сканувати безпосередньо з телефону.

Check-in або Реєстрація учасників через і за потреби розсилка всім квитка з QR-кодом — зручний формат. Швидкість чекіну учасника — 4.5секунди, без врахування часу якщо здійснюєтся видача мерчу.

qrticket

Чим зацікавити аудиторію

Надайте можливість глядачам активно впливати на хід заходу. Проводьте опитування в реальному часі, дозвольте ставити запитання під час виступів і вислухайте думки аудиторії. Взаємодійте з ними протягом всього заходу, не дозволяйте їм відчувати нудьгу. Виберіть максимально зручну платформу, враховуючи досвід інших подій.

Залучення режисера

Щоб івент був цікавим і тримав увагу аудиторії, рекомендується залучити режисера. Спеціаліст професійно поєднає ваш контент, вчасно висвітлюватиме необхідні елементи та допоможе уникнути можливих проблем.

Безпека учасників — найважливіше!

Попередньо продумайте план дій на випадок надзвичайних ситуацій. Інформуйте гостей про заходи безпеки відразу на початку заходу. У разі оголошення тривоги активно попередьте учасників про необхідність пройти в укриття та включіть заспокійливу музику.

Продуманість кожної деталі та врахування специфіки воєнного стану дозволять провести захід без проблем. Навіть у таких нелегких для нашої країни часах можна розвиватися та отримувати задоволення від спілкування на подіях.